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2022-11-28
完善人事档案电子化管理 切实服务管理对象
人力中心人事档案服务管理体现新成效
        为了更好地提升服务管理水平,不断提高人事档案管理质量,满足日益增加的依法依规的档案利用需求,2021年末,人力中心对档案管理进行了调整与整合,成立了档案管理部,统一对中心服务对象的档案实施管理,并借助“档案电子化”有力推进人事档案管理水平,服务质效显著提升。
集中精力实现档案电子化转换
        根据国家关于退休人员社会化管理的相关要求,人力中心自2020年9月以来,借助第三方专业档案管理机构的力量,对所有管理范围内的6万余份退休人员的实物档案实施了电子化转换,档案部根据管理要求进行了内部存管系统的建设,做到了保存、管理、使用的有机结合,为有效做好服务管理工作打下了坚实的基础。
结合实际提升调档模式科学性
        由于服务对象人事档案管理工作的特殊性,对档案调取的准确度和速度都有相当高的要求,近年来,办理房产继承事务等因素调档的数量不断增加,退休人员离世后的财产公证调档需求更是高频率出现。面对年均千余份的档案调阅查询工作,传统的调阅方式无论在速度上还是便利性上都无法适应目前的工作要求。人力中心档案部充分运用电子化档案,及时对传统的调阅方式进行了调整,将互联网技术融入人事档案调阅工作中,构建了全新的电子档案调阅模式,简化了档案调取过程,基本满足了社会机构及内部工作的调档需求。一是构建调阅平台。由中心档案部牵头,与相关部门合作,构建电子档案远程调阅平台,简化调阅步骤,方便了跨部门调档;同时搭建实体调阅平台,筹建了专用阅档室,方便了外来机构调档。二是优化检索。面对6万多份电子档案的庞大规模,中心档案部通过反复沟通试验,克服重重困难,成功地将其中可转换的4万余份电子档案的多步骤检索条件转换为单一检索条件,提高了工作效率,为高效调档奠定了基础。
严格制度确保档案调阅严肃性
        电子档案有较高的保密性、安全性要求,也是应对外来调档工作的重点和难点。为此,中心档案部坚持严格管理,通过筹建“外来人员专用阅档室”、添置辅助设备和技术支持,保障了电子档案的安全。
        人事档案管理服务是人力中心不断提升服务管理能级的重要组成部分。随着档案利用领域日益增多,服务对象的档案调阅频率激增,要求越来越高,面对更新、更高、更专业的要求,人力中心将继续在档案管理方面深耕,在制度框架内,为广大服务管理对象提供更优、更好的服务。
(供稿:王菲)
 
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